Seit der ECCTA-Reform hat sich die Gründung einer englischen Limited für deutsche Unternehmer grundlegend verändert. Eine der wichtigsten Neuerungen ist die verpflichtende ID-Verifizierung bei Companies House für alle Personen, die eine Funktion in einer britischen Gesellschaft übernehmen – unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit. Für Ausländer, die keine britischen Staatsbürger sind, stellt sich dabei die Frage: Welche Dokumente werden akzeptiert und wie läuft der Verifizierungsprozess konkret ab?
Die britische Unternehmensregisterreform dient der Bekämpfung von Geldwäsche und Betrug. Companies House ist verpflichtet, die Identität aller Direktoren, Personen mit erheblicher Kontrolle (Persons with Significant Control) und seit kurzem auch von Registered Office-Adressen zu überprüfen. Diese Pflicht gilt ausdrücklich auch für ausländische Gründer, die eine englische Limited von Deutschland aus führen möchten.
Die Verifizierung muss abgeschlossen sein, bevor eine Person ihre Funktion offiziell ausüben kann. Das bedeutet: Ohne erfolgreiche ID-Verifizierung kann die Gesellschaft nicht eingetragen werden, keine Jahresabschlüsse eingereicht und keine Änderungen im Gesellschaftsregister vorgenommen werden.
Companies House akzeptiert für die ID-Verifizierung von Ausländern verschiedene Dokumententypen. Für deutsche Staatsbürger sind folgende Nachweise geeignet:
Der Reisepass ist in der Praxis das am häufigsten verwendete Dokument, da er international standardisiert ist und alle erforderlichen Informationen enthält. Der deutsche Personalausweis wird ebenfalls akzeptiert, sofern er biometrische Merkmale aufweist und die Vorder- und Rückseite vollständig lesbar sind.
Wichtig ist, dass die Dokumente zum Zeitpunkt der Einreichung gültig sein müssen. Abgelaufene Ausweise werden nicht anerkannt, auch wenn die Gültigkeitsdauer erst kürzlich abgelaufen ist.
Die Companies House ID-Verifizierung für Ausländer erfolgt digital über autorisierte Dienstleister, die sogenannten Authorised Corporate Service Providers (ACSPs). Diese Dienstleister sind berechtigt, die Identitätsprüfung im Namen von Companies House durchzuführen.
Die meisten autorisierten Dienstleister nutzen ein elektronisches Identifizierungsverfahren. Dabei wird der Ausweis fotografiert oder gescannt und die Person über eine Video-Verbindung oder einen automatisierten Prozess mit biometrischen Merkmalen abgeglichen. Dieser Prozess entspricht den Verfahren, die auch bei der Eröffnung von Online-Bankkonten verwendet werden.
Alternativ ist bei manchen Dienstleistern auch eine postalische Verifizierung möglich, bei der beglaubigte Kopien eingereicht werden. Diese Methode dauert jedoch erheblich länger und ist für die meisten deutschen Gründer nicht die erste Wahl.
Nach Abschluss der Identitätsprüfung erhält die verifizierte Person eine Verification ID – eine eindeutige Referenznummer, die belegt, dass die Identität gegenüber Companies House nachgewiesen wurde. Diese Nummer wird bei der Gründung der Limited oder bei späteren Änderungen im Unternehmensregister angegeben.
Die Verifizierung ist personenbezogen und bleibt grundsätzlich gültig, auch wenn die Person später weitere Gesellschaften gründet oder Funktionen in anderen Unternehmen übernimmt. Eine erneute Verifizierung ist normalerweise nicht erforderlich, solange die persönlichen Daten unverändert bleiben.
Deutsche Gründer mit doppelter Staatsangehörigkeit können grundsätzlich auswählen, welches Dokument sie für die Verifizierung verwenden möchten. Es ist ratsam, das Dokument zu wählen, das auch später für geschäftliche Zwecke und bei Bankkontenöffnungen verwendet wird, um Konsistenz in den Unterlagen zu gewährleisten.
Bei Personen, die zwar in Deutschland leben, aber keine deutsche Staatsangehörigkeit besitzen, werden die Ausweispapiere des jeweiligen Herkunftslandes akzeptiert, sofern sie den internationalen Standards entsprechen. Auch hier ist ein gültiger Reisepass in der Regel die sicherste Wahl.
Wer als Ausländer in Deutschland eine englische Limited gründen möchte, muss die ID-Verifizierung als festen Bestandteil des Gründungsablaufs einplanen. Die Verifizierung sollte idealerweise zu Beginn des Prozesses erfolgen, da ohne die Verification ID die Gesellschaft nicht bei Companies House registriert werden kann.
Professionelle Gründungsdienstleister arbeiten mit autorisierten Verifizierungspartnern zusammen und können den Prozess koordinieren. Das erspart Gründern die Suche nach einem geeigneten ACSP und stellt sicher, dass alle Schritte in der richtigen Reihenfolge erfolgen.
In der Praxis treten bei der Verifizierung von deutschen Gründern immer wieder ähnliche Probleme auf:
Unscharfe Fotos, abgeschnittene Ecken oder Reflexionen auf dem Ausweis führen häufig zur Ablehnung. Die biometrischen Merkmale und alle Textfelder müssen vollständig und klar lesbar sein. Bei digitalen Verifizierungsverfahren ist eine gute Beleuchtung und eine ruhige Hand entscheidend.
Die Schreibweise des Namens muss in allen Dokumenten identisch sein. Bei Umlauten kann es zu Problemen kommen, wenn beispielsweise "Müller" auf dem Ausweis steht, aber "Mueller" in den Gründungsunterlagen verwendet wird. Hier ist Konsistenz wichtig – die Schreibweise auf dem Ausweisdokument ist maßgeblich.
Obwohl digitale Verifizierungsverfahren meist zügig abgeschlossen werden, sollten Gründer ausreichend Zeit einplanen. Nachfragen, technische Probleme oder die Notwendigkeit, alternative Dokumente vorzulegen, können den Prozess verzögern.
Deutsche Gründer sind zu Recht sensibel beim Thema Datenschutz. Die bei der ID-Verifizierung erhobenen Daten werden von den autorisierten Dienstleistern und Companies House gemäß den britischen Datenschutzbestimmungen verarbeitet, die nach dem Brexit weiterhin auf der DSGVO basieren.
Die biometrischen Daten und Ausweiskopien werden sicher gespeichert und dienen ausschließlich der Erfüllung der gesetzlichen Verifizierungspflicht. Sie werden nicht öffentlich zugänglich gemacht und nicht an Dritte weitergegeben, außer wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Nach der erfolgreichen ID-Verifizierung und Gründung der Limited ergeben sich laufende Pflichten gegenüber Companies House. Änderungen in der Geschäftsführung, bei den Gesellschaftern oder der Registered Office-Adresse müssen über den Companies House Online Filing Service gemeldet werden.
Auch neue Direktoren oder Personen mit erheblicher Kontrolle, die nach der Gründung hinzukommen, müssen sich der ID-Verifizierung unterziehen, bevor sie ihre Funktion offiziell antreten können. Die Verantwortung dafür liegt bei der Gesellschaft beziehungsweise ihren bestehenden Direktoren.
Die Companies House ID Verifizierung für Ausländer ist ein technischer und rechtlich komplexer Vorgang, der für Laien nicht immer leicht zu durchschauen ist. Spezialisierte Dienstleister übernehmen nicht nur die Koordination mit autorisierten Verifizierungspartnern, sondern stellen auch sicher, dass alle Dokumente korrekt ausgefüllt und alle Fristen eingehalten werden.
Besonders wertvoll ist die Unterstützung bei der Klärung von Sonderfällen – etwa wenn mehrere Staatsangehörigkeiten vorliegen, Namensänderungen stattgefunden haben oder besondere Dokumente erforderlich sind. Ein erfahrener Dienstleister kennt die Anforderungen von Companies House genau und kann potenzielle Probleme im Vorfeld erkennen und vermeiden.
Die Companies House ID Verifizierung für Ausländer ist seit der ECCTA-Reform ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Limited-Gründung aus Deutschland. Obwohl der Prozess eine zusätzliche Hürde darstellt, dient er letztlich der Seriosität und Transparenz des britischen Unternehmensregisters. Deutsche Gründer sollten die Verifizierung als festen Schritt in ihren Gründungsplan aufnehmen und auf die Zusammenarbeit mit autorisierten Dienstleistern setzen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.