Die britische Regierung hat mit dem Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 umfassende Änderungen auf den Weg gebracht, die ab 2026 schrittweise in Kraft treten. Für deutsche Gründer einer englischen Limited bedeuten diese Reformen konkrete neue Handlungspflichten – von erweiterten Identitätsprüfungen über neue Meldepflichten bis hin zu verschärften Kontrollen durch Companies House selbst.
Die Reformen zielen darauf ab, Wirtschaftskriminalität, Geldwäsche und Betrug durch missbräuchliche Firmenstrukturen zu bekämpfen. Companies House erhält deutlich erweiterte Befugnisse und entwickelt sich von einer rein registerführenden Behörde zu einer aktiv prüfenden Aufsichtsinstanz. Die Änderungen betreffen alle im Vereinigten Königreich eingetragenen Gesellschaften – also auch die von deutschen Unternehmern gegründeten Limiteds mit Verwaltungssitz in Deutschland.
Eine der bedeutendsten Neuerungen betrifft die Identitätsprüfung aller Personen, die in einer Limited eine Funktion ausüben. Während bisher bei der Gründung lediglich Angaben gemacht werden mussten, verlangt Companies House künftig eine verifizierte Identität aller Directors, Personen mit signifikanter Kontrolle und weiterer registrierter Personen.
Jede Person muss ihre Identität gegenüber Companies House durch ein geregeltes Verfahren nachweisen. Dies erfolgt entweder direkt über das digitale System von Companies House oder über autorisierte Vermittlungsstellen. Für deutsche Gründer bedeutet dies einen zusätzlichen Schritt im Gründungsprozess, der nicht mehr nur durch einfaches Ausfüllen eines Formulars erledigt werden kann.
Die Verifizierung für ausländische Gründer folgt dabei denselben Anforderungen wie für britische Staatsangehörige. Akzeptiert werden Ausweisdokumente, die bestimmten Sicherheitsstandards entsprechen. Deutsche Personalausweise und Reisepässe erfüllen diese Anforderungen grundsätzlich.
Für Neugründungen ab 2026 wird die Identitätsprüfung bereits vor der Registrierung verpflichtend. Bestehende Gesellschaften müssen ihre Directors und Personen mit signifikanter Kontrolle innerhalb einer Übergangsfrist nachträglich verifizieren lassen. Companies House hat angekündigt, dass nicht verifizierte Personen nach Ablauf dieser Frist keine Funktionen mehr in einer Limited ausüben dürfen.
Die Reform verschärft die Anforderungen an die Registered Office Address erheblich. Companies House erhält die Befugnis, Adressen zu überprüfen und gegebenenfalls abzulehnen, wenn diese nicht den neuen Kriterien entsprechen.
Eine Registered Office muss künftig eine tatsächliche Anschrift sein, unter der die Gesellschaft erreichbar ist und offizielle Post empfangen kann. Reine Briefkastenanschriften ohne physische Präsenz oder Adressen, die von einer großen Anzahl von Gesellschaften genutzt werden, können als ungeeignet eingestuft werden.
Für deutsche Gründer, die ihre Limited vom deutschen Standort aus führen, ist die Wahl der britischen Registered Office Address ein wichtiger Punkt. Die neue Regelung verlangt nicht, dass die Geschäftsführung von dieser Adresse aus erfolgt – der tatsächliche Verwaltungssitz kann weiterhin in Deutschland liegen. Die Registered Office muss jedoch eine funktionsfähige Kontaktadresse im Vereinigten Königreich sein.
Wenn Companies House eine Adresse als ungeeignet einstuft, muss die Gesellschaft innerhalb einer gesetzten Frist eine neue, geeignete Adresse melden. Erfolgt dies nicht, kann Companies House die Gesellschaft aus dem Register streichen. Deutsche Gründer sollten daher sicherstellen, dass ihre gewählte Adresse den neuen Anforderungen entspricht und ein zuverlässiger Ansprechpartner vor Ort vorhanden ist.
Ab 2026 wird Companies House eingereichte Unterlagen nicht mehr nur entgegennehmen und archivieren, sondern aktiv auf Plausibilität und Widersprüche prüfen. Die Behörde erhält die Befugnis, verdächtige oder inkonsistente Einreichungen abzulehnen und weitere Nachweise zu verlangen.
Companies House wird künftig beispielsweise prüfen, ob die angegebenen Personen tatsächlich existieren, ob Widersprüche zwischen verschiedenen Einreichungen bestehen oder ob die gemachten Angaben plausibel sind. Dies betrifft sowohl Gründungsunterlagen als auch laufende Meldungen wie den jährlichen Confirmation Statement.
Wer das digitale Einreichungssystem von Companies House nutzt, wird mit automatisierten Plausibilitätsprüfungen konfrontiert, die bereits vor der finalen Einreichung auf Unstimmigkeiten hinweisen.
Companies House erhält erstmals die Möglichkeit, bei begründetem Verdacht auf Missbrauch oder falsche Angaben eigenständig zu ermitteln. Dazu gehört das Recht, zusätzliche Informationen und Nachweise anzufordern, Einreichungen zurückzuweisen oder in schweren Fällen die Registrierung zu verweigern.
Kommt eine Gesellschaft Anfragen von Companies House nicht nach oder werden schwerwiegende Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann dies zur Streichung aus dem Register führen. Eine gestrichene Gesellschaft verliert ihre Rechtsfähigkeit – bestehende Verträge, Bankkonten und Geschäftsbeziehungen werden dadurch massiv beeinträchtigt.
Für deutsche Gründer ist es daher wichtig, alle Anfragen von Companies House ernst zu nehmen und fristgerecht zu beantworten, auch wenn die Gesellschaft überwiegend vom deutschen Standort aus geführt wird.
Das Register der Personen mit signifikanter Kontrolle (People with Significant Control, PSC) wird um zusätzliche Angabepflichten erweitert. Neben den bisherigen Informationen müssen künftig auch weitere Details zur Art und zum Umfang der Kontrolle angegeben werden.
Eine Person gilt als PSC, wenn sie direkt oder indirekt mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte hält, erheblichen Einfluss auf die Geschäftsführung ausübt oder anderweitig Kontrolle über die Gesellschaft hat. Die Reformgesetzgebung präzisiert diese Definition und verlangt transparentere Angaben zu komplexeren Beteiligungsstrukturen.
Auch deutsche Gesellschafter einer englischen Limited müssen im PSC-Register eingetragen sein, sofern sie die Kontrollschwellen erreichen. Die erweiterten Angabepflichten gelten für alle PSC gleichermaßen, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit oder ihrem Wohnsitz.
Die Companies House Reform 2026 führt für bestimmte Gesellschaften zusätzliche periodische Meldepflichten ein. Während der jährliche Confirmation Statement weiterhin Pflicht bleibt, können bei Gesellschaften mit bestimmten Merkmalen häufigere Bestätigungen oder Aktualisierungen verlangt werden.
Änderungen bei Directors, Gesellschaftern, der Registered Office oder anderen registrierten Informationen müssen weiterhin zeitnah gemeldet werden. Die Behörde wird jedoch künftig genauer prüfen, ob solche Änderungen plausibel sind und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Fehlende oder verspätete Meldungen können schneller zu Sanktionen führen als bisher.
Wer bereits eine englische Limited gegründet hat oder dies plant, sollte sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten. Dazu gehört zunächst die Prüfung, ob die aktuell verwendete Registered Office Address den verschärften Kriterien entspricht. Falls nicht, sollte rechtzeitig eine geeignete Alternative gefunden werden.
Alle Directors und Personen mit signifikanter Kontrolle sollten sich zudem auf die kommende Identitätsprüfung vorbereiten und die notwendigen Ausweisdokumente bereithalten. Bei der Gründung einer Limited sollte von Anfang an darauf geachtet werden, dass alle Angaben vollständig, korrekt und nachweisbar sind.
Wer unsicher ist, ob die eigene Gesellschaft den neuen Anforderungen entspricht, sollte rechtzeitig fachkundige Beratung einholen. Die Übergangsphasen sind zeitlich begrenzt, und eine verspätete Anpassung kann ernsthafte Konsequenzen haben.
Die Companies House Reform 2026 bedeutet für Gründer englischer Limiteds zweifellos einen höheren administrativen Aufwand. Gleichzeitig sorgen die Änderungen aber auch dafür, dass das britische Gesellschaftsregister vertrauenswürdiger und weniger anfällig für missbräuchliche Nutzung wird. Wer seine Limited ordnungsgemäß führt und die neuen Pflichten ernst nimmt, profitiert langfristig von einem System, das seriösen Unternehmen mehr Glaubwürdigkeit verleiht.